Il foglio "Distribuzione ore"

I fantasiosi nomi di città, eccetto per l’Ed. fisica, hanno preso il posto dei cognomi dei colleghi.

Nel caso portato ad esempio, le prime dieci righe rappresentano il riporto automatico delle ore giornaliere degli insegnanti presenti in più di un plesso (oppure, nel caso di scomposizione di un consistente numero di classi, presenti in più di un blocco). Le due colonne esterne al rettangolo evidenziato computano il totale di ore settimanali a scopo di controllo.

Più in basso si trova il nome del plesso (oppure del blocco di classi), la denominazione delle classi e l’impegno orario di ciascun docente nelle stesse.

Sulla destra del cognome, una casella con la somma automatica delle ore assegnate alle diverse classi.

Nel rettangolo messo in evidenza vengono scritte le ipotesi di distribuzione settimanale del carico orario.

A destra del rettangolo evidenziato si trova la somma automatica dei numeri scritti al suo interno. Questo numero dovrà pareggiare, naturalmente, quello che si trova alla sinistra del rettangolo.

Alla base del quadro relativo ad un plesso sta una serie di somme per colonna che evidenziano la correttezza dei valori registrati. Nel caso della Scuola media, per esempio, compaiono le trenta ore per ogni classe, riferite al carico orario dei docenti e le trenta ore giornaliere secondo la distribuzione effettuata nella settimana.

Questi quadri non sono affatto di difficile compilazione e portano "quasi certamente" alla scrittura di un conseguente tabellone. Il loro pregio sta nell’evidenziare la distribuzione oraria settimanale di ogni docente.

Questo e gli altri due fogli analoghi ("Ore nel ginnasio" e "Ore nel liceo") appartengono a plessi diversi con insegnanti comuni ma potrebbero riferirsi a blocchi separati di numerose classi dello stesso plesso. Nei casi portati come esempio cambia il numero dei docenti, il numero delle classi e la tipologia degli orari settimanali per materia.

Il quadro per la distribuzione degli impegni nelle classi non offre una lettura immediatamente intuitiva. Costituisce, tuttavia, una seconda radiografia dell’orario scolastico in seguito alla quale le successive fasi risulteranno quasi banali.

La prima colonna ripropone i nomi dei docenti (per comodità sono stati abbreviati).

La tabella all’estrema destra riporta i carichi orari settimanali di ogni insegnante nelle diverse classi (copiato dal foglio precedente).

Sotto ad ogni giorno della settimana, la colonnina fuori dallo spazio evidenziato riporta le scelte effettuate nel foglio "Distribuzione ore" circa l’impegno giornaliero di ogni docente. Questi numeri compaiono per un collegamento automatico a quel foglio. Pertanto, le eventuali variazione in "Distribuzione ore" producono un loro immediato aggiornamento.

Gli spazi evidenziati con un colore diverso accolgono il lavoro più delicato dell’operatore. Lavoro che, indubbiamente, richiede una certa dose di astrazione o, quantomeno, l’attitudine ad una rappresentazione simbolica di carattere numerico e topologico.

Un esempio. Per il docente "LAM" , al lunedì sono previste tre ore di lezione nelle classi di sua competenza (quali siano queste classi ce lo ricorda la tabella esterna, sulla destra). La scrittura "11010" significa che egli svolgerà un’ora di lezione nella prima, nella seconda e nella quarta classe del plesso (o del blocco di classi), nessuna nella terza e nella quinta.

Il laborioso riempimento degli spazi disponibili aggiorna automaticamente le somme alla base delle colonne (in questo caso, per ogni giorno e per ogni classe si totalizzeranno sei ore di lezione). Contemporaneamente si aggiorna la scrittura immediatamente a destra dei nomi dei docenti: per la correttezza e coerenza dei dati inseriti, occorre che questa scrittura sia simile a quella stabilita in partenza e che compare alla destra estrema del foglio. Poiché questa "scrittura" è, in sostanza, un numero ottenuto per somma, può capitare che esca dal dominio previsto e compaia, infine, nella stana forma toccata al docente "RIM". Nel corso dell’inserimento, però, quella somma risulta, almeno fino a un certo punto, un controllo efficace. Poi esubera.

Questa operazione di riempimento non è facilissima e non è detto che riesca "alla prima". Richiede un po’ di pazienza e, col tempo, la familiarità con gli intuitivi meccanismi di compensazione, in caso di somme incongruenti. Soprattutto richiede la consapevolezza che la sostanza della scrittura dei numeri consiste nell’assegnazione di un docente a una classe in un certo giorno, con la possibilità di spostamenti e scambi. Qualche volta può essere necessario tornare al foglio iniziale ("Distribuzione ore") per operare piccole modifiche. Mi sento di rassicurare chi incontrasse difficoltà iniziali con la certezza che un po’ di pratica renderà davvero agevole la scrittura del tabellone settimanale. Dal venti di settembre al dieci di ottobre, l’orario analogo a quello proposto come esempio è stato rifatto di sana pianta, dunque senza aggiustature, per ben tre volte, da una sola persona e contemporaneamente alla stesura di parziali orari provvisori.

Nella parte inferiore del foglio "Orario medie" è presente un ulteriore e importante controllo. Sono riproposti i nomi dei singoli insegnanti e, incolonnate, le ore giornaliere di presenza nelle classi di loro competenza. La compilazione di queste tabelle è automatica, mediante riferimenti alle celle del quadro principale, sovrastante.

Una volta riversati i nomi degli insegnanti in ognuna delle classi di competenza e in tutti i giorni della settimana, l’orario appare come nel "Tabellone base". La presenza di un docente in più classi alla stessa ora dello stesso giorno non deve spaventare.

In realtà è stato superato l’aspetto più problematico della questione: chi coprirà le ore in ogni classe per ogni giorno della settimana. Con tutta tranquillità, ed escludendo ulteriori travasi da una classe all’altra, da un giorno all’altro, ci si può dedicare al banale lavoro di riordinare i nomi degli insegnanti in modo che per ogni ora della mattinata (o della giornata) ognuno sia presente in una classe sola e rispettando le eventuali richieste di entrata posticipata oppure di uscita anticipata rispetto all’orario scolastico prescritto (a questo proposito, può interessare la consultazione dei curiosi "Desiderata" tenuti in conto dal redattore).

Il riordino dei nomi è favorito da un semplice dispositivo Excel (una macro) che consente il rapido spostamento di un insegnante nell’ambito di una classe in una certa giornata. Insomma le permutazioni che conferiscono congruenza all’orario. Queste macro vengono richiamate con la pressione del tasto <Ctrl> e le lettere a, b, c, d, e – a seconda della distanza alla quale (1, 2, 3, 4, 5) spostare un certo nome. Ad esempio, per portare "GRO" del lunedì nella classe "1MA" dalla prima alla terza ora, si devono pigiare i tasti "Ctrl" e "b".

Ed ecco il risultato del riordino dei nomi. Naturalmente non è l’unico possibile, forse non è l’ottimale e la sigla per ogni cognome non è affatto funzionale. Inoltre potrebbero essere sfuggiti errori circa la presenza contemporanea di un docente in due classi.

Allo scopo di verificare la sistemazione settimanale di tutti gli insegnanti e il numero di "ore buche" nelle diverse giornate, sarebbe disponibile una "macro" che crea il foglio con le "Presenze" giornaliere (consultabile). Poiché questa non ha carattere generico perché contiene i nomi dei docenti, richiede di essere aggiornata di anno in anno con la necessità di una maggiore dimestichezza con le procedure Excel. Attraverso questo foglio è possibile verificare la presenza a scuola di ogni docente e gli eventuali errori (presenza in più classi) che andranno corretti con il ritorno al "Tabellone ordinato", la sua modifica e la riesecuzione della macro.

Una seconda macro che, come la precedente, richiede un aggiornamento annuale, trasforma le sigle adottate nei nomi per esteso dei docenti. Ovviamente sarebbe possibile ottenere, al posto dei cognomi, le denominazioni delle diverse materie curricolari.

Quello descritto in queste pagine è, più che altro, un possibile percorso per la compilazione "trasparente" dell’orario scolastico settimanale. Trasparente nel senso che, nelle diverse fasi, il destino annuale di ogni insegnante e di ogni classe viene tenuto sotto controllo.

Naturalmente sono possibili miglioramenti di ogni sorta. Quello principale consisterebbe nell’immissione dei cognomi dei docenti in un primo foglio che producesse automaticamente i necessari aggiornamenti alle macro. Poi sarebbe opportuno poter estrarre con facilità gli orari personali e quelli delle classi. Infine si potrebbe confezionare tutto il procedimento in modo che presentasse schermate amichevoli, cioè utilizzabili da qualsiasi operatore, anche privo di competenze informatiche. Per questo scopo non esistono difficoltà concettuali, se non quelle derivanti dalla sostituzione dei linguaggi immediati (e in italiano) con il "Visual Basic" nelle recenti versioni del programma Excel della Microsoft.

Credo che la corretta gestione delle risorse nella scuola passi anche attraverso una buona compilazione dell’orario scolastico che, pur tenendo conto del necessario impegno quotidiano dei docenti, eviti una distribuzione delle ore settimanali talvolta irragionevole e pesante.

I colleghi che avessero preso a cuore il problema dell’orario scolastico oltre che per il motivo altruistico di organizzare razionalmente la vita della scuola anche per un interesse verso il problema logistico in sé, sono invitati, naturalmente, a prendere in considerazione l’ipotesi di un lavoro collegiale per mettere a punto un dispositivo efficace. Oppure per migliorare, perfezionandola, questa proposta.

Intanto, mi auguro che il mio contributo possa essere utile a qualcuno che avesse anche il desiderio, la necessità o semplicemente il piacere di comunicare con me.

Giuseppe P. Sansò